メールを非通知にして仕事の効率を上げる

OUTLOOKではWindowsの画面の右下に、メールが新たに到着したことを示す通知が表示されます。この通知が表示されると、どんなに今の仕事に打ち込んでいたとしても、そのメールの内容が気になって、仕事を中断しメールを読んでしまっていました。

ただ、作業を中断してメールを読み、メール処理が終わったあとに、また元の仕事に復帰した際、中断前の集中した状態に戻すためには一定の時間が必要になってしまいます。これが仕事の生産性を落とす大きな要因の一つになっていると感じていました。

特に、メールを送ってきた相手は、即時のレスポンスが欲しくてメールを送ってきているわけではありません。即時のレスポンスが欲しければ、メールという手段は使わずに携帯に電話をした方がずっと確実です。

通知の設定変更

そこで、OUTLOOKの設定を変更して、新着メールの通知が来ないようにしてしまいました。こちらにその設定変更の方法が掲載されています。

新しいメッセージ通知のポップアップのオンとオフを切り替える
新しいメール メッセージが Outlook の受信トレイに届くと、Windows デスクトップの下部にあるポップアップ ウィンドウに通知が表示されます。

設定は、

ファイル⇒オプション⇒メール⇒メッセージ受信⇒デスクトップ通知を表示するをOFF

と簡単にできました。実際、メールの通知が表示されないと、それだけ長く同じ仕事に没頭できるようになり、区切りがついたところでメールの受信トレイを見ることでメールの方も一括して処理することができるので生産性があがります。

メールの受信箱

メールと言えば、処理が終わったメールは受信箱からアーカイブへと移して、受信箱には未処理のメールだけを残すことにしています。処理済みのメールと未処理のメールを受信箱の中で混在させると、どうしても見分けがつかなくなり、締め切りのあるメールへの処理が遅れてしまうことがあります。また、見分けるためにフラグを付ける方法もありますが、受信箱がいっぱいになると、目的のメールを探すのがやはり面倒になります。

未処理のメールだけを受信箱に残しておけば、どれくらいの未処理のメールがあるかも一目瞭然で、ストレスが削減されたような気がします。

 

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